DTPでよく使うエクセル関数の使い方を丁寧に紹介【まとめ】

はじめに

注意:関数の挙動についてはMac版Excelでの確認になります。Windows版については動作確認をしておりません。予めご了承ください。

DTP業界に従事していて、Excelを使ってのテキストの整形作業を行っている人はどれだけいるのかわかりませんが、自身はかなり多用しています。

筆者の仕事は、そうした方が効率的な内容のものだからです。
それらは、InDesignで「データ結合」することを前提としています。

  • 名刺の大人数発注
  • DMなどの宛名印字
  • 情報を冊子用テキストに変換

    上記の上2つは、Excelで作成された名簿・個人録・一覧が、顧客より渡される場合が多くあります。そのテキスト類をExcel関数で加工し、レイアウトフォーマットに適合するようにします。

    3番目は、予め関数を組み込んだExcelを顧客に渡し、それに必要なテキストを入力してもらいます。そして、入力されたテキストを別シートへ、関数で加工しながら読み込み、レイアウトフォーマットに適合するようにします。

    これをすることで、作業効率は飛躍的に向上します。
    手作業がほぼ無くなるので、反復作業から解放されます。

    Excel関数での処理の考え方

    Excel関数を使用することで、作業に伴うリスクを極力抑えることもできます。
    • テキストを手作業で加工する必要がなくなる。
      →加工ミス、加工し忘れ、コピペミス、などのリスクを避けられる
    • 原稿自体を触る必要がなくなる。
      →ミスがどこの段階で発生したかが分かる
    関数は原稿を参照するだけで、原稿を変更することはないからです。

    目次―使用頻度の多い関数

    DTPでよく使用する関数は、テキスト整形に関係するものになります。
    以下に、よく使用する関数の一覧を挙げています。リンクから、各関数の使い方を紹介しているページへ行ってみてください。



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